如何拆解任务,分清任务主次

01 拆解能力是解决复杂任务最有力的武器

厉害的人从锻炼拆解能力开始

这个世界牛人很多,但真正天赋异禀的却不多,那些厉害的人最主要的素质不是智商高,而是有系统的学习方法和工作方法。

在工作方法中最重要的一项就是任务拆解能力,如果没有这项能力,那你就永远只能做些小任务、小项目喽。

因为工作中遇到的实际问题往往都是非常复杂的,如果不会拆解,那么面对复杂任务时必然会一筹莫展。

思维导图为什么那么牛逼,为什么能火遍全世界?就是因为它能将复杂任务拆解,用一张图表示出来,这样我们才能统筹全局,各个击破。

分解是解决复杂问题的前提

人类大脑短期记忆很弱,只能存储5-7个单位信息。当面对复杂任务时,如果不进行拆解,那么你的大脑瞬间就会内存溢出,然后就死机了,具体感觉就是大脑一片混乱。

一个复杂任务通常包含几十到上百个单位信息,如果没有科学的方法,即便是智商再高的人面对这种情形也会顾此失彼。

我们通常的做法是不是随性而为的做法呢,面对复杂任务,这儿突击一下,那儿突击一下,没有统筹,没有规划,效率十分低下。

大脑是用来思考的,不是用来记忆的

分解问题的最大好处在于解放大脑的思考能力。人类大脑的思考能力毫无疑问是这个星球几十亿年来最完美的进化。在复杂问题面前,如果短期记忆量过多,内存都被占用了,大脑哪有空间进行思考。

只有拆解了任务,才不会像个无头苍蝇,我们可以清楚地知道自己什么时间应该做什么,现在处在哪个位置,距离达成目标还有多远。只要按照计划稳步推进,结果就是可以预料和掌控的。

越是不能一蹴而就的目标,就越是需要我们把不确定性转化为稳定性,提升它的成功率。比如想要不做拆解任务,纯靠临场发挥来办好一场文艺汇演,就几乎是一件不太可能的事。

03 ? 拆分任务工作法,让你的效率事半功倍

迈出第一步

有了第一步,就会有第二步的思路,第二步的思路会启发第三步,你永远想象不到第一步有那么大的魔力。不迈出第一步,整个大任务状态永远是零,迈出第一步,就是零的突破。第一步就是像多米若骨牌中的第一张牌,这张牌倒,下面的牌顺势而倒。但这第一步一定要简单,而且易行,你是轻松办得到,这个你做下一步的信心也会高点。第一步其实就是自信心

确定好目标

做任何一件事,你得先有个大纲,先把大纲列出来,逻辑清晰,你之后的工作也就能明了。它就如同盖楼房,你得先画图纸。

在确立目标时,我们需要遵循几个原则:从现实入手,放弃完美化的追求;分清工作的主次部分,将主要精力放在工作的主要部分上; 限定完成目标的时间,制定工作完成的标准。 目标确立之后,我们就应该紧盯着目标,全身心地投入到目标的完成中。

分解项目

任务确定好后,接下来就是把任务拆分为更具体的结果。将目标从上至下依次分解。将整个大任务分解为若干个小任务,并将这些小任务按照从易到难的顺序排列。为什么一开始不分解,因为你一开始抗拒不想分解,你觉得这是难以完成的任务。而现在为什么想要分解,是因为你做了第一步事情之后有了一点头绪,你的抵触心理在第一步之后有点瓦解了。但是并没有完全瓦解,为了充分瓦解,就需要把一个体量那么大的任务分崩离析。

主次分清

在执行计划任务时,都会有一些杂七杂八的但又不得不做的事,这时你就要自己分清此件工作中哪些是主要的哪些是次要的,次要的只要不影响工作结果的事,你可以推后些。

只有分清主次、轻重,我们的工作才会变得井井有条,卓有成效。否则,你就会觉得做了很多,累得不行,可是事情却不像你预想的那样,领导说你办事不力,同事对你不满,自己也没有成就感。德国诗人歌德曾说过:“重要之事绝不可受芝麻绿豆小事的牵绊。”

灵活调整计划

前面几部之后,面对任务似乎感觉顺风顺水了,小任务在自己的安排下也是稳抓稳打开展着。这个时候,我遇到了一个最大的问题:计划赶不上变化。待办清单安排得再好,第二天着手做的时候总有意外出现,总有其他更加重要的事情穿插进来,以至于造成当天的任务可能完不成的局面。一开始我也是频频遇到这种情况,每当一天的任务又是被耽搁了,心情是低落的。所以,灵活调整计划,应对随时而来的变化。

沟通和反馈

任务进行中难免需要同事或者对接人之间相互沟通。当领导交给你任务之后,由于这项任务繁重需要你的同事帮助你一起完成,这时候更要积极寻求同事的帮助,这就需要同事间不断地沟通和反馈。当遇到问题了,及时反馈,及时解决,才能顺利把事情处理好。

沟通和反馈是双向的,只有双向和谐,目标协调,才称之为有效沟通。善于沟通的人能把事情办好,取得事半功倍的效果,不善沟通的人常常会把事情办砸,事倍功半。可见,有效的沟通对我们的工作是多么的重要。

跟踪和总结

每个环节做完后你都要持续性地跟踪总结,检查自己的执行情况,发现在自己还有没有其他存在的问题,发现问题及时解决。犯错不可怕,重要的是不能持续犯同样的错误。所以复盘,总结教训很重要。

当然,总结也是一种沟通交流的有效方式和途径。平时没时间和领导说的东西,都可以体现在总结之中。领导也希望能够从员工的工作总结中看到员工具体的工作情况、状态和建议等等,可以及时沟通和反馈。

拆解任务不仅仅可以让目标实现的过程变得可控,更是一种让优势最大化的策略。

做计划或许并不一定就能让你梦想成真,但不做计划八成会让人陷入一团糟。